Nebim V3 E-Ticaret Entegrasyonunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-Ticaret sistemleri, sahip oldukları API veya Webservis sistemleri ile uzun bir süredir muhasebe-stok programları ile entegre olarak çalışabilmekteler. Bugün e-ticaret altyapı sağlayıcılarda muhasebe-stok programı entegrasyonu artık bir standart haline geldi. Yazımızda Nebim V3 odaklı ilerliyor olsak da, aslında tüm muhasebe-stok programları için aynı mantıkla entegrasyon sağlamak da mümkün.

112dijital olarak sadece bir dijital ajans olmadığımız için, müşterilerimizin depo-operasyon süreçlerine de dahil oluyoruz. Ürünlerin muhasebe sistemine yada doğrudan e-ticaret platformuna girişinden, siparişlerin kargoya teslim edilmesine kadar tüm süreçlere müdahil olmaktayız. Çünkü doğru ürünü bulmak kadar, doğru ürünün siteye en hızlı şekilde girilmesini sağlamak, yok satmayı minimuma indirmek, olan stoğun boş yere depoda yatmasının önüne geçmek, doğru ve hızlı bir şekilde toplanabilmesini sağlamak, kargo şirketine doğru ve hızlı şekilde teslim edilmesini sağlamak da verdiğimiz hizmetlerin arasında yer alıyor. Bunlar sağlandığında hem müşteri memnuniyeti anlamında pazarlama depertmanımızın, hem deponun, hem dijital pazarlama departmanının daha verimli çalışmasını sağlayabiliyoruz. Aksi durumda en iyi reklamı yapsak da, en iyi kampanyaları oluştursak da, en büyük depo bizde olsa da, ürünün doğru ve hızlı girip, doğru ve hızlı çıkamadıktan sonra hiçbir işe yaraması mümkün değil.

Özellikle tekstil sektöründe en çok kullanılan muhasebe-stok programı Nebim V3. Öyle alışıldığından mıdır, herkesin birbirinden görmesinden midir, yoksa en doğru hizmeti Nebim V3’ün vermesinden midir, yorumu size bırakıyorum. Entegratör Servis‘i ile entegrasyonların en kolay yapılabildiği (bence) muhasebe-stok programı şu ana kadar Nebim V3.

Standart Muhasebe – E-Ticaret Entegrasyonu

Aslında standart bir kurguda muhasebe-stok programı ile e-ticaret altyapısının entegrasyonu şu yeteneklere sahip oluyor.

1. Ürünleri oku
2. Siparişleri gönder
3. Sipariş iptallerini gönder

Bu 3 konu doğru şekilde uygulandığında aslında olayın büyük bir kısmını çözmüş oluyorsunuz. E-Ticaret altyapı sağlayıcıların da temelde yaptıkları entegrasyon buraya kadar. İşin içine transferler, faturalandırma, e-fatura, iadeler vs. girince iş biraz daha detaylanıyor. Ancak temelde bu 3 adımla başlamak da işi bir süre götürebiliyor.

Muhasebe-Stok Sisteminden Ürünleri Okumak

Birçok e-ticaret altyapısı, ürünlere birden çok varyant atanmasına izin verebilir. Yani sitedeki ürün sepete eklenmeden önce hem rengi hem bedeni, hem rengi hem yaş aralığı seçilmesi gerekebilir. Örneğin;

E-Ticaret firmaları bunu genelde birkaç farklı sebeple yapıyor. Birincisi daha hızlı ürün açtıklarını düşünüyorlar. Genelde bunu muhasebe sistemi kullanmayan firmalar yapıyor. İkincisi örneğin ürünün kırmızı renginin fotoğrafı var, ancak sarı ile mavisinin yok. Görselleri bulamadıkları yada çekim yapamadıkları için renklerini de varyant olarak ekliyorlar. Bunu da genelde kendi ürünlerini kullanmayan, xml entegrasyonu metodu ile satış yapan, fotoğraf stüdyosu olmayan firmalar yapıyor.

E-Ticaretin doğasına en uygun varyantlama metodu, ürünlerin tek varyantlı olarak açılması. Yani örneğin şunun gibi.

Ürünleri tek varyantlı olarak kullanmanın aslında birçok avantajı da var.

• Müşteri ürün detayda ürünü sepetine atmak için 2 seçim değil, tek seçim yapıyor.
• Bazı e-ticaret sistemleri hala çift varyantlı ürünlerin stok kontrolünü iki varyant da seçilip sepete ekle butonuna basınca yapıp, stoğu yoksa yok dediği için, müşteri önce istediği rengin istediği bedeni yada numarası varmış gibi görüp, olmadığını sonradan anlayıp hayal kırıklığına uğrayabiliyor.
• Ürünün diğer renklerini listelemek hala mümkün.
• Ürünün her rengi e-ticaret sisteminde farklı bir ürün olarak gösteriliyor. Kategori listelemede çift varyantlı sistemde ürünün sarısını görüp (ürüne master renk olarak sarı belirlenmiş), sarısından hoşlanmayan ancak siyahını, kırmızısını beğenebilecek olan ziyaretçileri ürün detaya girmeden kaybetmiş oluyorsunuz.
• Facebook, Google gibi reklam kanallarına gönderdiğiniz feedde, yeniden pazarlama reklamlarında müşteri sarı rengi görmüş ancak siyahını almak istemişse bile, yeniden pazarlamayı sarı ile yapmaya ve verimsiz reklam yönetmeye devam edebiliyorsunuz.
• Daha neler neler.

Ürünler muhasebe-stok programından aktarılırken, ürünün isminin yanına rengi getirilerek, her rengin ayrı bir ürün olarak açılması sağlanmalıdır. Ayrı ürün olarak açılmış her rengin varyantları kendi altında ayrı ayrı açılmalıdır.

Örneğin renkler;

• Grete Süet File Detaylı Yüksek Taban Spor Ayakkabı Sarı
• Grete Süet File Detaylı Yüksek Taban Spor Ayakkabı Kırmızı

olarak açılmalıdır.

Ürünün ana stok kodu XXXXX ise, renk stok kodları XXXXX-SARI, XXXXX- KIRMIZI, varyant stok kodları ise XXXXX-SARI-38, XXXXX-KIRMIZI-39 şeklinde olmalı, varyantlar siteye çekilirken özellikle pazaryeri entegrasyonları ve sonradan kullanabileceğiniz, yanlış ürün, eksik ürün, fazla ürün problemlerini çözebileceğiniz paket doğrulama sistemleri için varyantların barkodları mutlaka çekilmelidir.

Tüm varyantların barkodları, benzersiz ve mümkünse EAN13 formatına uygun olmalıdır.

Entegrasyon ürün sitede henüz yoksa, yani ilk kez açılıyorsa, ürünün isminden urlsini oluşturmalıdır. Eğer var olan bir ürün ise, ürünün sadece isim, stok ve fiyat bilgilerini güncellemelidir. Filtrelemede kullanılan veriler de güncellenebilir, ancak ürün url’i güncellemelerde değiştirilmemelidir. Ürünün isim değişikliğinde ürünün ismi güncellenebilir, ancak reklamlarda ve organik arama sonuçlarında ürün url’si index almış olabileceğinden, ürün urlsi tek seferde oluşturulmalı ve sonradan değiştirilmemelidir.

Ürünlerin kategorileri muhasebe entegrasyonu tarafından yönetilmemelidir. Son dönemde en çok problemle karşılaştığımız noktalardan birisi bu. Entegrasyonlar ürünlerin kategorilerine müdahale edince, daha önce attığınız kategoriden ürünü çıkarabilmekte, saçma kategorizasyonlara neden olabilmektedir. Aynı durum ürün görselleri için de geçerli. Ürün görsellerinin sıralaması manuel yapılmalıdır. Bazı şeyleri otomatikleştirmek iyi olsa da, sorun yaratacak şeylerden kaçınılmalıdır.

Muhasebe-Stok Sistemine Siparişleri Aktarmak

Muhasebe-stok sistemi entegrasyonlarında stok sorunu ile karşılaşmamak için yapılması gereken temel işlemlerden birisi, siparişleri stok sistemine aktarmaktır.

Ürün okuma işlemi, aktarılması gereken sipariş kalmadığına emin olduktan sonra çalıştırılmalıdır.

Örneğin;

1. 1111 barkodlu bir varyanttan elimizde 1 adet var. Ürünleri okuyup e-ticaret sistemine yazdık.
2. Satış gerçekleşti ve bu üründen 1 adet sattık. Bundan henüz muhasebe sisteminin haberi yok.
3. Ürün okuma tekrar çalıştığında, muhasebe sisteminin bu satıştan henüz haberi olmadığı için, ürün stoktan düşülmemiş olacak ve tekrar satılabilir olacak. Yani varyantın stoğu yine 1 olarak güncellenecek.
4. Tekrar satış gerçekleşti ve ürün yine satıldı. Muhasebe sisteminin hala haberi yok. İlk yok satışımızı yaptık.
5. Ürünleri tekrar okuduk ve stoğu yeniden 1 yaptık.
6. Bu şekilde elimizde 1 adet olan ürün önlem almadıkça on kere, yüz kere, bin kere satılabilir.

Bu nedenle ürün okuma ile sipariş aktarma işlemleri birbirleriyle doğrudan ilişkilidir.

• Aktarılmayı bekleyen sipariş olduğu müddetçe, ürün okuma işlemi çalıştırılmamalıdır.
• Ürün okuma, tüm siparişlerin muhasebe sistemine aktarıldığından emin olduktan sonra çalışmalıdır.
• Ürün okuma işleminde gelen stok verileri, bekleyen sipariş kayıtlarında bulunan ürünlerin stokları genel stoktan düşüldükten sonraki hali olarak gelmelidir.

Yani 1111 barkodlu varyant satılınca, bu sipariş kaydı muhasebe sistemine gönderilmelidir. Ürün okuma metodu, 1111 barkodlu ürünün stoğundan, sipariş olarak bekleyen 1111 barkodlu ürünün stoğunu düşüp, o şekilde göndermelidir.

1. 1111 barkodlu varyanttan depomuzda 5 adet var. Ürün okumayı çalıştırdık ve sitemize 5 adet çektik.
2. 1111 barkodlu ürünün içinde olduğu 2 adet siparişimiz var. Birinde 1111 barkodlu ürün 1 adet, birisinde ise 2 adet var. Bu siparişleri de muhasebe sistemine gönderdik.
3. Ürün okuduğumuz metod, 5’ten 1+2’yi çıkararak sonraki ürün okuma işlemlerinde 1111 barkodlu ürünün stoğunu 2 olarak göndermelidir.
4. 1 satış daha olursa ve başarılı şekilde aktarılırsa, yine aynı şekilde ürün okuma metodu bu satıştaki adedi düşüp, stoğu 1 olarak göndermelidir.
5. İçinde 2 adet 1111 barkodlu ürün olan sipariş kaydı, iptal edilirse bu stok kullanılabilir stoğa eklenerek bu şekilde gönderilmelidir.

Siparişlerin başarılı ve doğru bir şekilde gönderilmesi, yok satma ihtimalinizi oldukça düşürecektir. Sıfırlamayacaktır, ancak sıfıra yaklaştıracaktır.

Sipariş aktarımında, barkod kullanmanız, barkodlar benzersiz olduğu için işinizi oldukça kolaylaştırır.

Kargo ücreti, kapıda ödeme bedelleri, vade farkları için muhasebe sisteminde ürün gibi barkodlar oluşturulmalı, ödeme metodları için (Kredi Kartı, Kapıda Ödeme, hatta Kapıda Ödeme Nakit-Kredi Kartı, Havale-EFT, Parapuan vb) kodlar oluşturulmalıdır. Ödeme sistemi olarak Iyzico, Payu, Paratika gibi sistemler kullanılıyorsa, bunlar da ayrı kod olarak oluşturulabilir.

Sipariş aktarımında ürünlerle beraber, kargo ve kapıda ödeme bedelleri, vade farkları da gönderilmelidir. Bu ürünleri oluşturduktan sonra barkodlarını entegrasyonu yapan kişi/kurum ile paylaşmalısınız.

Ödeme metodları hem sistem için, hem de raporlamalar için önemlidir. Kapıda tahsilat yaptığınız her kargo şirketi için, kredi kartı için, havale-eft için hatta farklı bankalar yada kredi kartı aracı kurumlar kullanıyorsanız, bunlar için ayrı ayrı kodlar oluşturup entegrasyonu yapan firma ile paylaşmalısınız.

Sipariş aktarımını ne kadar doğru yaparsanız, stoğun doğruluğunu sağlayan önlemlerde o kadar avantajlı olursunuz.

Muhasebe-Stok Sistemine Aktarılan Sipariş Kayıtlarını Silmek

Her sipariş satışa dönüşecek diye bir kural yok. Kredi kartı ile gerçekleşen bir satış bile iptale dönüşebilir. İptal edilen satışın stoğa geri dönmesi gerekir. Aksi durumda iptal olmasına rağmen sipariş kaydı olarak bekleyen siparişler yüzünden, deponuzda ürünler boş yere yatabilir.

Sipariş aktarımı başlığı altında, aktarılan siparişlerin ilgili ürünün ilgili varyantının stoğunu, siparişteki adedi kadar bloke etmesi gerektiğinden bahsetmiştik.

E-Ticaret sitesinin stoğunu artık muhasebe-stok programı yönetecekse, sipariş iptalleri konusunda da entegre olmalıyız.

Sonuçta sipariş atıp yok satmamak için stoğu bloke etmemiz gerektiği gibi, sipariş iptallerini de yapıp stoğun boşuna depoda yatmasını da engellemeliyiz.

Burada yine sipariş aktarımındaki başarımız ön plana çıkıyor. Çünkü örneğin Nebim V3’te, sipariş aktarımı yaparken verileri doğru aktarmazsak, iptal yaparken de iptalde problem yaşayabiliyoruz.

Sipariş aktarımı ile minimize ettiğimiz yok satma problemine, sipariş iptallerini doğru göndermeyi de ekleyip, ürünlerin depoda boş yere durmasını minimize etmiş oluruz.

Muhasebe-Stok Sisteminde Bekleyen Siparişleri Faturalaştırmak

İşinizi ne kadar resmi olarak yapacaksınız bilemeyiz. Ancak bekleyen sipariş kaydını faturalaştırmanız yani gerçek bir resmi faturaya dönüştürmeniz gerekiyor. Fatura kesme işlemini ister siteden yapın, isterseniz de muhasebe sisteminden, fatura seri ve sıra numaraları muhasebe sistemine işlenmelidir.

Sipariş kaydı muhasebe sistemine gönderildiğinde, muhasebe sistemi bu sipariş kaydına ait bir referans numarası dönmektedir. Faturalar site üzerinden kesiliyorsa, site üzerinde yada ara bir entegratör yazılımda bu referans numaraları depolanmalı, fatura seri-sıra numaraları bu referans numaraları ile ilişkilendirilmelidir.

Muhasebe sistemi sipariş faturalaştırmayı destekliyorsa, bu işlem yine entegrasyonla yapılıp, siparişin sipariş kayıtları arasından faturalaştırılarak yokedilmesi sağlanabilir. Yada depolanan sipariş referans numarası ile fatura seri sıra numaraları excel olarak indirilip, eğer muhasebe sisteminin bir faturalaştırma sistemi varsa toplu olarak excel yüklenerek faturalaştırma yapılabilir. Günde onlarca, yüzlerce, binlerce fatura kesen bir firmaya dönüştüğünüzde, muhasebeciniz sizden faturaları değil, artık sadece fatura kayıtlarını isteyecektir. E-Fatura olsanız dahi bu durum değişmeyecektir. Bir şekilde faturalaştırmayı e-fatura sistemine yapsanız dahi, muhasebe sisteminde de bunu fatura olarak güncellemelisiniz.

Sonuç

E-Ticaret sisteminiz ile, muhasebe sisteminizin birbiriyle konuşması, aslında mantık olarak zor olmayan ancak iş uygulamaya geldiğinde oldukça fazla şeyi dikkate almanızı gerektiren bir süreçtir. E-Ticaret altyapı sağlayıcıların entegrasyonları, sattıkları e-ticaret sistemleri gibi paket haldedir. Basit bir entegrasyondur. Özellikle Ticimax ile tam entegre ara entegrasyon desteğimiz sayesinde, Ticimax altyapısına sahip e-ticaret firmalarında entegrasyon konusunu çözebilmekteyiz. Hatta bu entegrasyon sayesinde tam otomatik çalışan, teslim edildiğinde sipariş ve kargo durumlarını otomatik olarak güncelleyebilen kargo entegrasyonlarına kadar destek olabilmekteyiz. İletişim sayfamızdan bize yazarak yada bizi arayarak entegrasyon konularında destek ve çalışma isteyebilirsiniz.